Politica Tratamiento de Datos Personales

1. OBJETIVO
Establecer las condiciones, actividades, responsabilidades y controles para dar cumplimiento a la Ley 1581 de
2012, y normas concordantes y posteriores, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos
personales.
2. ALCANCE
GOLD RH SAS, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los lineamientos
generales en esta materia que aplican a datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención,
trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la
entidad hayan suministrado datos personales (en adelante “Titular del dato”).
3. DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos
personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables.
Dato sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,
tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses
de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como
los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre
otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de
servidor público.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con
otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con
otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos persona tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. DATOS GENERALES
El responsable del tratamiento de sus datos personales es GOLD RH SAS, identificado con Nit: 900.429-973 – 9.
con sede principal en la calle 106 Número 54 – 73 en la ciudad de Bogotá, Portal Web www.goldrh.com.co
Este documento no puede ser modificado ni reproducido sin la autorización del representante de la documentación del SIG de
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POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS Código: GJ-P-01
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Correo electrónico: juridica@goldrh.com.co
Teléfono: 7443098
O en cualquiera de los canales de Atención al Cliente que Gold Rh SAS tiene dispuestos.
5. POLÍTICA
La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales el GOLD RH SAS, como
responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, trata la información
de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la entidad hayan
suministrado datos personales (en adelante “Titular del dato”).
Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma
presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier servicio o beneficio o negocio jurídico que se celebre. El titular
del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta
expresamente los presentes términos y condiciones.
GOLD RH SAS es el responsable del tratamiento de los Datos Personales suministrados; sin embargo, se reserva
el derecho a ceder en un tercero tal tratamiento, cuando sea necesario y siempre que medie autorización por parte
de Titular del dato. GOLD RH SAS exige al Encargado la atención e implementación de los lineamientos y
procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos
.
6. PRINCIPIOS
a) Legalidad: La recolección, uso, captura, tratamiento, y divulgación de los datos personales se sujetarán a
lo señalado en la ley para ello.
b) Finalidad: Los datos personales que se recolecten atienden a la prestación del servicio que presta la
empresa, por consiguiente, tendrán esa finalidad, la que debe ser informada al titular previamente.
c) Libertad: La recolección, el uso y tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el
consentimiento previo, expreso e informado al titular. Los datos personales no pueden divulgarse sin previa
autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que haga innecesario el consentimiento.
d) Veracidad o calidad: La información recolectada sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobada y comprensible.
e) Transparencia: Se debe garantizar el derecho del titular del tratamiento de datos personales a conocer
sin restricción alguna la existencia de cualquier información o dato personal que sea de su interés o
titularidad.
f) Acceso y circulación restringida: Los datos personales no podrán estar disponibles en internet u otros
medios de divulgación.
g) Seguridad: La información sujeta a tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y
administrativas necesarias para salvaguardar los datos e impedir su acceso o uso no autorizado.
h) Confidencialidad. Garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con
alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de
datos personales cuando así lo establezca la ley.
7. AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
Esta autorización permite a GOLD RH SAS recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir,
compartir, actualizar y transmitir, para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:
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(1) Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal vigente;
(2) Contactar a través de correos electrónicos, telefónicamente, whatsapp, y en la residencia de quienes laboran
o tienen relación contractual de cualquier tipo con la empresa;
(3) Adelantar procesos de selección para cubrimiento de vacantes en cualquiera de las sedes de la empresa.
(4) Adelantar acciones de cobro y de recuperación de cartera, cuando haya lugar a ello.
(5) Cumplir con todas las obligaciones como empleador que dispone la normativa vigente.
(6) Cumplir de conformidad con el ordenamiento jurídico el objeto social de la empresa.
A su vez se solicita a los Titulares de los datos, de manera expresa, libre y voluntaria autorice el tratamiento de
datos personales sensibles tales como el origen racial o étnico, al tenor de lo dispuesto en el artículo 6 de la ley
1581 de 2012.
El alcance de la autorización comprende la facultad para que el GOLD RH SAS le envíe mensajes a través de
correo electrónico y/o mensajes de texto al teléfono móvil, con contenido de carácter comercial o laboral o relevante
para la relación que la persona jurídica o natural tenga con GOLD RH SAS.
7.1. Derechos del titular de los datos personales
Se informa al Titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen, que a
continuación se enlistan y que GOLD RH SAS, los garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos
definidos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Entidad. Este derecho se puede ejercer, entre
otros frente a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Entidad cuando expresamente se exceptúe como requisito
para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;
c) Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la
presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios,
derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la
Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento la Entidad o el Encargado
han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7.2. Para ejercer estos derechos usted debe tener en cuenta la siguiente información:
Toda persona que registre sus datos en GOLD RH SAS, autorizará por escrito la utilización de la información
proporcionada establecida en la presente política, aquellas personas que requieran saber la información que
tenemos registrada, podrá realizar la consulta a través de la página web www.goldrh.com.co en el enlace de
“PQRSF” o por correo electrónico enviando la solicitud expresa a juridica@goldrh.com.co. La consulta debe ser a
través de comunicación dirigida a nombre del GOLD RH SAS, con el nombre completo del titular, la descripción de
la consulta, la dirección de residencia y el teléfono de contacto.
Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán
atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los
motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar
los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
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Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
7.3. Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos,
o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes relacionados con la Protección de Datos,
puede realizar la solicitud a través de la página web www.goldrh.com.co en el enlace de “PQRSF” o por correo
electrónico enviando la solicitud expresa a juridica@goldrh.com.co. Toda solicitud debe contener los siguientes
datos: nombre completo del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la dirección
de residencia, el teléfono de contacto y se deben anexar los documentos que se quiera hacer valer.
Si la solicitud o reclamo resulta incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción
del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el
solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los
quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo del reclamo completo.
Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del
referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá
superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7.4. Seguridad de la información
GOLD RH SAS como responsable del tratamiento de datos personales, está comprometido a cumplir los deberes
establecidos en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012 y normas subsiguientes.
GOLD RH SAS efectuará un uso correcto y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos,
evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la
información que allí reposa.
Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y
procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.
GOLD RH SAS, cuenta con la tecnología y software adecuado y especializado en la protección y salvaguarda de
los datos contenidos en todas sus bases de datos, de trabajadores, proveedores, clientes, socios, y cualquier
contra que tenga le empresa. Así mismo, se realizan actualizaciones constantemente para evitar vulneraciones al
sistema.
El acceso a las diferentes bases de datos es restringido, únicamente están a disposición de aquellas personas que
las requieren para cumplir con las labores ordinarias de la empresa.
Todos los funcionarios, se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las
bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.
La información personal suministrada de comprobantes de nómina o de pago de contratistas, se encuentra puede
ser descargada de la página web www.goldrh.com.co, únicamente a través del usuario del titular de la información,
GOLD RH SAS, recomienda a todos los titulares de la información realizar periódicamente el cambio de clave en
aras de proteger la información contenida en la plataforma correspondiente, en caso de no realizar el cambio de
clave como se recomienda, será por cuenta y riesgo del Titular de la información los controles de seguridad de la
información suministrada a través de la página web, los equipos, redes y navegadores que utilicen los titulares de
la información para descargar la información contenida en nuestra página web serán responsabilidad y riesgo de
quien realice la consulta.
Este documento no puede ser modificado ni reproducido sin la autorización del representante de la documentación del SIG de
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